Sisäinen valvonta

Valvontaympäristö

Suomisella valvonta on osa organisaation toimintaa. Valvontaa suoritetaan erilaisten liiketoimintaprosessien ohjauksessa ja varmistamisessa sekä kattavan raportoinnin avulla.

Suomisen valvontaympäristö rakentuu ohjeistukselle, yrityskulttuurille sekä esimiesten ja työntekijöiden tavalle toimia. Yhtiön arvojen jalkauttamisella organisaatioon pyritään vahvistamaan eettisiä toimintatapoja korostaen kaikessa toiminnassa rehellisyyden, avoimuuden ja yhteistyön merkitystä.

Sisäisen valvonnan prosessit perustuvat yhtiön liiketapaperiaatteisiin, arvoihin, toimintapolitiikkoihin ja muihin ohjeisiin. Organisaation vastuut rakentuvat tehtävien asemavaltuuksille, tehtävien eriyttämiselle sekä ”kahden silmäparin” ja ”yksi yli” päätöksentekoperiaatteille. Tehokas sisäinen valvonta edellyttää, että työtehtävät on jaettu asianmukaisesti eri työntekijöille ja että mahdolliset eturistiriidat tunnistetaan ja eliminoidaan. Valvontaympäristön riittävyys varmistetaan sisäisillä valvontaprosessien analysoinneilla ja arvioinneilla. Nimetyt prosessinomistajat varmistavat, että sisäisen valvonnan prosessit määritellään ja että ne toimivat koko organisaatiossa.

Tietohallinto varmistaa, että tietojärjestelmien turvallisuustarkistukset toimivat koko konsernissa ja ovat riittäviä.

Valvontatoiminnot

Suomisen sisäisen valvonnan järjestelmät toimivat muun muassa sen todentamiseksi, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaiset ja oikeat tiedot yhtiön taloudellisesta tilasta. Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä kuuluu hallitukselle ja toimitusjohtajalle. Hallitukselle toimitetaan kuukausittain yhtiön taloudellista tulosta ja tilannetta käsittelevä raportti.

Käytännön valvontaa tehdään paitsi hallituksen myös eri johtoryhmien katsaustilaisuuksissa, joissa käydään läpi toteutuneita tuloksia. Koko konsernin taloudellista johtamista ja toimintojen valvontaa tukevat ja koordinoivat yhtiön talousosasto ja konsernin talouspäälliköiden verkosto.

Suomisen sisäinen valvonta on hajautettu globaaleille konsernitoiminnoille, jotka valvovat vastuualuettaan koskevien hallituksen hyväksymien toimintaohjeiden noudattamista. Konsernitason ohjeistuksen lisäksi valvontatoimenpiteitä suoritetaan liiketoiminta-alue- ja tehdastasoilla. Valvontatoiminnot kattavat niin yleiset kuin yksilöidyt valvontamenettelyt, joiden tarkoituksena on estää, paljastaa ja korjata virhetilanteet ja poikkeamat.

Päivittäisessä liiketoiminnassa sovelletaan useita valvontamenettelyitä, joilla pyritään estämään mahdollisten virheiden ja poikkeamien syntyminen taloudellisessa raportoinnissa ja joilla nämä virheet havaitaan ja korjataan. Valvontatoimet jaetaan Suomisella kolmeen luokkaan. Kirjalliset ohjeistukset auttavat organisaatiossa toimivia vakiinnuttamaan noudatettavat valvontamenettelyt. Jatkuvalla ja säännöllisellä raportoinnilla saadaan tietoa globaalien toimintojen toiminnasta, ja kukin konserniyhtiö varmistaa, että ohjeita ja määriteltyjä menettelytapoja noudatetaan. Prosesseissa, jotka on luokiteltu kriittisiksi, tarvitaan erityisiä auktorisointeja töiden edistymisen mahdollistamiseksi vaiheesta toiseen joko turvallisuussyistä tai oikeellisuuden varmistamiseksi.

Mahdollisten erillisarviointien tarve, laajuus ja tiheys määritellään riskien arvioinnin sekä jatkuvan valvonnan tehokkuuden perusteella. Tietoturvallisuus ja siihen liittyvät valvontamenettelyt ovat keskeisiä kysymyksiä, kun tietojärjestelmien ominaisuuksia määritellään ja sovelletaan.

Viestintä ja tiedotus

Yhtiön laskentakäsikirja, hallituksen hyväksymät toimintapolitiikat sekä muut taloudellista raportointia koskevat ohjeet ja määräykset pidetään ajan tasalla. Johto viestii niistä säännöllisesti niille työntekijöille, joita asia koskee, ja ne ovat nähtävillä myös yhtiön intranetissä. Liiketoimintaalueet ja tytäryhtiöt käyttävät raportoinnissaan määriteltyä standardikokonaisuutta. Konsernijohto ja liiketoimintaalueiden johto pitävät kuukausittain kokouksia, joissa analysoidaan toimintaan liittyvien mittareiden ja indikaattoreiden kehitystä. Niiden avulla pyritään muun muassa siihen, että johto pystyisi paremmin ymmärtämään liiketoiminnan tuloksellisuutta ja toimintaan vaikuttavia tekijöitä.

Seuranta

Vastuu jatkuvasta seurannasta on liiketoimintaalueiden johdolla ja yhtiön talousosastolla.

Laatutarkastajien ja asiakkaiden auditoijien tekemät säännölliset tarkastukset kattavat myös toimitusketjun prosessien sisäiset valvontamenettelyt.

Yhtiön talousosasto valvoo tytäryhtiöiden toimintoja ja prosesseja sekä ulkoisen ja sisäisen talousraportoinnin oikeellisuutta.