Yhtiökokous

Suominen Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidetään torstaina 25.3.2021 klo 10.00.

 

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta yhtiökokousmenettelystä eduskunnan 15.9.2020 hyväksymän väliaikaisen lain nojalla. Covid-19 -pandemian leviämisen rajoittamiseksi varsinainen yhtiökokous järjestetään ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa kokouspaikalla. Tämä on välttämätöntä, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Osakkeenomistajat ja näiden asiamiehet voivat osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuksiaan vain ennakkoon äänestämällä sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon yhtiön ohjeistuksen mukaisesti. Kokoukseen ei voi osallistua paikan päällä. Osakkeenomistajien on kuitenkin mahdollista seurata yhtiökokousta internetin kautta videoyhteyden välityksellä. Kokousta näin seuraavien osakkeenomistajien ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen. Ohjeet osakkeenomistajille yhtiökokoukseen osallistumiseksi ja sen seuraamiseksi internetin välityksellä löytyvät yhtiökokouskutsusta.

 

Tärkeät päivämäärät

Ilmoitukset yhtiön hallitukselle yhtiökokouksen käsiteltäväksi kuuluvista asioista

15.1.2021 mennessä

​Yhtiökokouskutsu julkistettu

4.2.2021

​Vuosikertomus 2020 ilmestyy

Viikko 9

Osakkeenomistajien vastaehdotusten määräaika

11.2.2021

Osakkeenomistajien vastaehdotusten julkaisu

15.2.2021

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa

16.2.2021

Osakkeenomistajien kysymysten määräaika

9.3.2021

​Yhtiökokouksen täsmäytyspäivä

15.3.2021

Osakkeenomistajien kysymysten julkaisu

16.3.2021

​Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys päättyy

22.3.2021 klo 10

​Yhtiökokous

25.3.2021 klo 10

​Osingon täsmäytyspäivä

29.3.2021*

​Osingon maksupäivä

8.4.2021*

* hallituksen ehdotus yhtiökokoukselle

Ilmoittautuminen kokoukseen

 

Oikeus osallistua kokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 15.3.2021 rekisteröitynä yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon.

Ilmoittautuminen on avoinna 22.3.2021 kello 10.00 asti. Ennakkoon voi äänestää 22.3.2021 kello 10.00 asti. Kysymyksiä voi esittää 9.3.2021 kello 16.00 asti.

Ilmoittautua voi seuraavasti:

a)  Käyttäen tätä linkkiä

https://ir1.innovatics.fi/ir/fi/suominen/Agm/Registration/2021_1/Accept 

Sähköiseen ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen tarvitaan luonnollisen henkilön osalta osakkeenomistajan tai hänen asiamiehensä ja oikeushenkilön osalta sen edustajan tai asiamiehen vahva sähköinen tunnistautuminen (suomalaiset tai ruotsalaiset pankkitunnukset tai mobiilivarmenne)
             
b)  Postitse tai sähköpostitse

Postitse tai sähköpostitse ennakkoon äänestävän osakkeenomistajan tulee toimittaa materiaalit kohdasta tältä verkkosivulta löytyvä ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Suominen Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.
             
Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse Innovatics Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen määräajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan viesti sisältää ennakkoäänestyslomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus ja sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero. Osakkeenomistajien ilmoittautumisen yhteydessä luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Lisätietoja ja teknistä tukea sähköiseen ilmoittautumiseen on saatavissa myös puhelimitse numerosta 010 2818 909 (arkisin kello 9.00-12.00 ja kello 13.00-16.00).

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla materiaalit kohdasta tältä sivulta.

Osakkeenomistaja, joka ei itse äänestä ennakkoon, voi maksutta käyttää yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua ja valtuuttaa asianajaja Veli Siitosen Asianajotoimisto Merilampi Oy:stä tai hänen määräämänsä yhtiöstä riippumattoman toisen asianajajan edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään tämän äänioikeutta kokouksessa osakkeenomistajan antamien äänestysohjeiden mukaisesti. Yhtiön tarjoaman valtakirjapalvelun käyttäminen on osakkeenomistajalle maksutonta. Allekirjoitettu valtakirja sisältäen ennakkoäänestyslomakkeen tulee toimittaa asianajaja Veli Siitoselle postitse tai sähköpostitse (yhteystiedot alla) ennen ilmoittautumisajan ja äänestysajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen ja tietojen on oltava perillä.

Yhtiön nimeämän asiamiehen esittely löytyy internetsivuilta https://www.merilampi.com/ihmiset/specialist-counsel/veli-siitonen/?lang=fi ja hänen yhteystietonsa ovat:

postiosoite: Asianajotoimisto Merilampi Oy, Veli Siitonen, Keskuskatu 7, 00100 Helsinki

sähköposti: veli.siitonen@merilampi.com

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan halutessaan myös muun itse valitsemansa asiamiehen välityksellä.  Myös osakkeenomistajan itse valitseman asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen tulee toimittaa saamansa allekirjoitettu valtakirja sisältäen ennakkoäänestyslomakkeen postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Suominen Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan ja äänestysajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen ja tietojen on oltava perillä taikka toimittaa valtakirja sähköisen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen yhteydessä.

Valtakirjan toimittaminen Innovatics Oy:lle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, edellyttäen, että asiamies toimittaa joko samassa yhteydessä tai myöhemmin ennen ilmoittautumis- ja ennakkoäänestysajan päättymistä ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 15.3.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 22.3.2021 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtia äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.

Videolähetys 

Yhtiö järjestää kokoukseen ilmoittautuneille osakkeenomistajille mahdollisuuden seurata yhtiökokousta verkossa videolähetyksen kautta.

Videolähetyksen seuraamista varten osakkeenomistajan tulee ensin ilmoittautua yhtiökokoukseen.

Videolähetystä voi seurata tilaamalla videoyhteyslinkki ja salasana etukäteen joko sähköisen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestämisen yhteydessä. Linkki on henkilökohtainen ja se on tilattava 24.3.2021 kello 10.00 mennessä.

Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että kokouksen seuraaminen videolähetyksen kautta ei tarkoita osallistumista yhtiökokoukseen, eikä mahdollista osakkeenomistajan oikeuksien käyttämistä yhtiökokouksessa.

Kokouksen kieli on suomi.

Toimitusjohtajan katsaus julkaistaan videona näillä sivuilla kokouksen jälkeen.

 

 

Materiaalit