Tietosuojaseloste työnhakijoille
Huhtikuu 2024
1) Mikä on tämän selosteen tarkoitus?
Suominen on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten keräämme ja käytämme henkilötietojasi sähköisessä rekrytointijärjestelmässämme, ja mitkä ovat lakisääteiset oikeutesi, etenkin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan.
Sana "henkilötieto" tarkoittaa kaikkea tietoa, jonka perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä tieto johonkin toiseen tietoon. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite, syntymäaika, valokuva, henkilötunnus, työhistoria, sähköinen tunniste (esim. IP-osoite), jne.
Kehotamme sinua lukemaan tämän selosteen huolellisesti saadaksesi tietää, miksi ja miten käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja. Sanat "käsitellä" tai "käsittely" tarkoittavat tässä selosteessa kaikkia henkilötietoja koskevia toimenpiteitä, kuten tietojen keräämistä, päivittämistä, säilyttämistä, tuhoamista, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista.
Antamalla henkilötietojasi sähköiseen rekrytointijärjestelmäämme annat meille suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti. Ilman suostumustasi emme voi käsitellä tietojasi emmekä hakemustasi.
2) Mikä on tämän selosteen soveltamisala?
Tämä seloste koskee henkilötietojesi käsittelyä sähköisessä rekrytointijärjestelmässämme.
3) Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä?
Päätökset siitä, miksi ja miten henkilötietoja käsitellään, tekee "rekisterinpitäjä", joka myös vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta ja tiedon luotettavuudesta ja suojaamisesta.
Sähköisen rekrytointijärjestelmämme rekisterinpitäjä on Suominen Oyj Suominen-konsernin emoyhtiönä. Rekisteröity osoitteemme on Keilaranta 13 A, 02150 Espoo.
4) Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme tietojasi tunnistaaksemme, arvioidaksemme ja valitaksemme työntekijäehdokkaita nykyisiin tai tuleviin tehtäviin Suomisella, ja voimme käyttää tietojasi rekrytointiin ja organisaatiosuunnitteluun, kuten esimerkiksi haastattelujen ja soveltuvuustestien tekemiseen, niiden tulosten arviointiin ja muihin vastaaviin tarkoituksiin, jotka ovat kohtuudella tarpeellisia rekrytointiprosessien yhteydessä.
5) Mikä on henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusta?
Oikeusperustamme henkilötietojesi käsittelyyn on suostumuksesi. Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Koska henkilötietojesi käsittely on välttämätön osa rekrytointiprosessia, suostumuksesi peruuttaminen voi tarkoittaa, että emme voi edetä rekrytointiprosessissa kanssasi.
6) Minkä tyyppisiä tietoja käsittelemme sinusta?
Voimme käsitellä sinusta seuraavanlaisia tietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- CV, ansioluettelo, hakemuskirje ja niissä olevat tiedot, kuten aiempi työkokemus, koulutus, osaaminen ja taidot
Mikäli aiot antaa meille tietoja suosittelijoista tai muista henkilöistä osana CV:täsi, ansioluetteloasi tai hakemuskirjettäsi, on sinun vastuullasi hankkia tällaisten henkilöiden suostumus tietojen antamiseen.
Suominen valitsee parhaat hakijat riippumatta näiden etnisestä alkuperästä, sukupuolesta, uskonnosta tai uskomuksista, poliittisesta vakaumuksesta, vammasta, iästä, siviilisäädystä tai seksuaalisesta suuntautuneisuudesta. Emme edellytä sinusta mitään tarpeetonta tietoa, joka ei liity työtehtävään tai ammatilliseen profiiliisi.
Joidenkin maiden lainsäädäntö saattaa vaatia meitä keräämään arkaluonteisia henkilötietoja esimerkiksi tasavertaisten mahdollisuuksien turvaamiseksi. Jos annat meille tämän kaltaisia tietoja itsestäsi, annat nimenomaisen suostumuksen käsitellä tällaisia tietoja edellä mainittuun tarkoitukseen tämän selosteen mukaisesti.
7) Mitä ovat evästeet?
Evästeet ovat pieniä tiedostoja, joita voi tallentua laitteellesi, kun vierailet verkkosivuillamme. Käytämme evästeitä saadaksemme tietoa siitä, kuinka käytät sähköistä rekrytointijärjestelmäämme ja verkkosivujamme, sekä parantaaksemme järjestelmää. Suurin osa yleisimmistä käytössä olevista selaimista mahdollistaa evästeiden käytön hallinnan, ja voit esimerkiksi hyväksyä pelkästään yksittäisiä evästeitä, poistaa evästeet kokonaan käytöstä ja poistaa tallennetut evästeet kovalevyltä. Evästeiden osalta on tärkeää muistaa, että jos niiden käyttö estetään kokonaan, esto voi mahdollisesti tehdä tietyn verkkosivun ominaisuuden hyödyntämisen mahdottomaksi.
8) Mistä saamme henkilötietosi?
Käsittelemämme henkilötiedot on saatu sinulta sekä meille antamistasi tietolähteistä. Kansallisen lainsäädännön niin salliessa saatamme myös kerätä sinusta tietoja julkisista lähteistä tai suorittaa taustatarkastuksia, ja tallettaa niistä tietoa rekrytointiprosessin ajan.
9) Kenellä on pääsy tietoihisi?
Saatamme jakaa henkilötietojasi Suominen-konsernin sisällä rekrytoijille ja rekrytoiville esimiehille.
Käytämme myös palveluntarjoajia (kuten IT-palveluiden toimittajat ja rekrytointipalvelujen tarjoajat), jotka voivat käsitellä tietojasi meidän lukuumme. Tällaiset palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietojasi ainoastaan siltä osin, kuin se on tarpeen heiltä hankkimamme palvelun suorittamiseksi.
Edellytämme, että kaikki palveluntarjoajamme pitävät niille toimittamamme henkilötiedot salassa ja asianmukaisesti suojattuina. Niiden on myös noudatettava soveltuvia tietosuojalakeja, Suomisen tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia, sekä heitä koskevan palvelusopimuksen määräyksiä.
Saatamme lisäksi jakaa tietojasi kolmansille osapuolille kuten viranomaisille, mikäli pakottava lainsäädäntö sitä edellyttää tai jos se on tarpeen esimerkiksi oikeudenkäynnin tai vastaavan prosessin yhteydessä.
10) Missä tietojasi käsitellään?
Koska Suominen on kansainvälinen konserni ja sillä on yhtiöitä ja palveluntarjoajia sekä EU-alueen sisällä että sen ulkopuolella, henkilötietojasi saatetaan käsitellä tai siirtää valtioiden rajojen yli. Mikäli tietojasi siirretään EU-alueen ulkopuolelle, siirto perustuu joko Euroopan komission päätökseen vastaanottajamaan tietosuojan riittävyydestä, mallisopimuslausekkeisiin tai muihin EU:n hyväksymiin siirtomekanismeihin.
Edellytämme sopimuksissamme, että henkilötietojen vastaanottajat käyttävät tietoja vain sallittuun tarkoitukseen ja että tiedot tuhotaan tai palautetaan meille, kun niitä ei enää tarvita.
Henkilötietojen siirrot EU-alueelta sen ulkopuolella oleville Suominen-yhtiöille perustuvat konserninsisäisiin sopimuksiin, joiden pohjana on EU:n mallisopimuslausekkeet henkilötietojen siirrosta.
11) Kuinka kauan säilytämme sinua koskevia tietoja?
Mikäli hakemuksesi johtaa palkkaamiseesi, säilytämme tietojasi työsuhteesi ajan ja voimme käyttää tietoja työsuhteeseen liittyviin tarkoituksiin työntekijöitä koskevan tietosuojaselosteemme mukaisesti.
Mikäli hakemuksesi ei johda työsuhteeseen, säilytämme tietojasi kuuden kuukauden ajan siitä, kun olet jättänyt hakemuksen.
Voimme poistaa tietosi (mukaan lukien CV:si tai ansioluettelosi) sähköisestä rekrytointijärjestelmästämme milloin ja mistä syystä hyvänsä. Sinun tulee siksi säilyttää itselläsi kopiot meille antamistasi tiedoista ja tiedostoista.
12) Mitkä ovat oikeutesi ja kuinka voit käyttää niitä?
Sinulla on tiettyjä oikeuksia koskien henkilötietojasi. Nämä oikeudet eivät ole ehdottomia. Ne eivät päde kaikissa tilanteissa ja niihin voi olla poikkeuksia tai rajoituksia. Oikeuksiisi voivat kuulua seuraavat:
- Tieto ja pääsy: Voit pyytää pääsyä tietoihisi, sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja oikeus pyytää jäljennös tiedoistasi.
- Oikaisu: Voit pyytää virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisua tai täydentämistä.
- Poistaminen: Sinulla saattaa olla oikeus vaatia tietojesi poistamista.
- Rajoittaminen: Sinulla saattaa olla oikeus vaatia sinua koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista.
- Vastustaminen: Sinulla saattaa olla oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin.
Jos haluat tarkastaa tai korjata tietojasi, pyytää tietojesi poistamista, rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää kopiota tiedoistasi, jätä pyyntösi alla kohdassa "Kysymykset ja valitukset" ilmoitettuja yhteystietoja käyttäen.
Sinun ei tarvitse suorittaa maksua saadaksesi pääsyn tietoihisi tai käyttääksesi muita oikeuksiasi. Voimme kuitenkin periä kohtuullisen maksun pyyntösi toteuttamisesta, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton. Vaihtoehtoisesti voimme kieltäytyä pyynnöstä.
Saatamme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi ja varmistaaksemme, että sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi tai käyttää muita oikeuksiasi. Tämä on asianmukainen suojatoimi, jolla varmistamme, että henkilötietoja ei luovuteta henkilölle, jolla ei ole oikeutta saada niitä.
13) Kysymykset ja valitukset
Jos sinulla on kysymyksiä tai epäselvyyttä siitä, kuinka Suominen käsittelee henkilötietojasi, ota yhteyttä Suomisen tietosuojatiimiin sähköpostitse data.protection(at)suominencorp.com.
Jos et ole tyytyväinen antamaamme vastaukseen tai jos koet, ettemme ole käsitelleet henkilötietojasi asianmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojalainsäädännön noudattamista valvovalle viranomaiselle. Toimivaltainen valvontaviranomainen on todennäköisimmin asuinmaasi valvontaviranomainen tai sen maan valvontaviranomainen, jossa mahdollinen lain rikkominen tapahtui.
Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu (yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi).
14) Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa ja suosittelemme, että luet tämän selosteen uudelleen aika ajoin tutustuaksesi mahdollisiin muutoksiin.